¿Puedo tirar la documentación antigua?

Es una pregunta que todos os habéis hecho en el algún momento, y que pese a la época en que vivimos sigue sorprendiendo la cantidad de documentación que hay que guardar

Es una pregunta que cada cierto tiempo cae encima de mi mesa. Algo recurrente:

“Buenas, Salva ¿Qué tal? ¿Cómo va todo? Oye, te quería preguntar una cosa. Los papeles nos están empezando a comer. Casi no tenemos sitio en la oficina. ¿Puedo tirar algo?”

Pues aunque yo no sea gallego, la cantidad de variables que influyen en la contestación de esta pregunta me llega a soltar un: “Depende!”

Para que os hagáis una idea y sin querer entrar en demasiada teoría, hay dos normas que nos obligan a guardar la documentación: La normativa Mercantil y la Tributaria.

La Mercantil, es decir, el propio Código de Comercio, establece que los empresarios deben conservar “libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros”. 

En cuanto ala normativa fiscal o tributaria, hacienda marca como fecha límite la prescripción. ¿Y cuándo prescribe un impuesto? Pues la LGT marca cuatro años a contar desde el día en que finaliza el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración. Vamos a verlo con un ejemplo que seguro que lo entendemos mejor:

He cerrado el 2018. ¿Cuál es el último impuesto que presento? Pues el impuesto de sociedades, que se presentará, como muy tarde, el 25 de julio de este año 2019. Eso quiere decir que tenemos que guardar la documentación de este año 2018, al menos hasta el 26 de julio de 2023.

Pero estos cuatro años de prescripción tienen dos particularidades: Las pérdidas de ejercicios anteriores y las facturas de inmovilizado.

• En el caso de que mi empresa haya tenido pérdidas, sabes que puedes compensarlo con beneficios que tengas en años posteriores. Pues bien, los 4 años de prescripción comienzan a contar desde que compenso esas pérdidas. Os lo pongo fácil: En el 2010 tuve pérdidas, y las he compensado en este ejercicio 2018. Como el Impuesto de sociedades de ese 2018 lo presento en julio de 2019, al igual que antes tengo que guardar la documentación hasta julio de 2023. Incluyendo la de 2010.
• En el caso de inmovilizado, como sabes que no se lleva a gasto en el año, sino en varios (mediante amortización). Pues hasta que no terminemos de amortizar ese bien, no podemos contar los 4 años para poder tirar la documentación relativa a la adquisición de ese bien en concreto.

Os acompaño un cuadro resumen que seguro que os ayuda:

Seis años por un lado…. Más de cuatro por otro… Parece una barbaridad considerando que estamos en la era digital. Aunque sí es cierto que hoy en día no tienes porque plantearte guardarlo todo en papel. Y no me refiero solo a la posibilidad de tener toda la documentación escaseada en tu disco duro. Me refiero por ejemplo a, ¿para qué guardar todos los tíquets de mi restaurante si tengo un programa que en cualquier momento o bien me los genera de nuevo o bien me saca un resumen de lo vendido? ¿O si todas las facturas de venta las tengo en mi programa de gestión, para qué voy a guardarlas impresa?

Es cierto que cada vez hacienda va entendiendo que el papel está desapareciendo y, que hay otros medios para demostrar mi contabilidad que el derecho admite perfectamente. Lo que también es cierto es que todos conocemos la disposición de hacienda y su capacidad para ver fantasmas dónde no los hay…. Así que ante la duda, nos va a tocar mantener el trastero hasta arriba!

Salvador Moreno Blanca